La importancia de la gestión documental en la Pyme

by Conrado Maggi on September 17, 2010

Cuanto más crece el volumen de documentos que maneja una empresa más dificil se vuelve mantener la gestión a través de biblioratos, papeles, etc. Saber cosas como: ¿Dónde está un informe que se necesita?, ¿dónde archivar un documento que se acaba de redactar? o ¿qué hacer con un correo electrónico en el que figura un pedido? se una vuelve una tarea casi imposible.

importancia de la gestión documentalA la necesidad de resolver esta situación se añade que en los documentos reside gran parte del conocimiento corporativo, es decir, el capital intelectual de la organización. Además uno de los puntos fundamentales de la gestión de calidad basada en ISO es la gestión documental de procedimientos, políticas y manuales. Es decir, organizar y mantener correctamente los documentos de la empresa es una tarea clave que nos puede ahorrar muchísimo tiempo y dinero

La gestión de contenido empresarial o Enterprise Content Management (ECM) es una estrategia tomada principalmente de las empresas de tecnologías de la información. Los principales usos que se le está dando a esta tecnología, es el reducir los tiempos para la creación de políticas de venta, compra, manuales de políticas y procedimientos.  Es decir, el objetivo fundamental de los software de gestión documental es aumentar la productividad de la empresa, simplificando tareas, optimizando el proceso de creación a acceso a la documentación de la empresa

A partir de ahí está claro que hace falta una software de gestión documental que permita asegurar que la información y el conocimiento corporativo se comparten. Una herramienta, que facilite que la información esté organizada y fluya convenientemente. Una tecnología para integrar la gestión de documentos con el enfoque basado en procesos y las normas de gestión de la calidad.

¿Que software libre para gestión documental conoces? ¿Consideras necesaria la gestión documental en tu empresa?


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